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Steinbeis-Beratungszentrum Wissensmanagement

Die Ressource Wissen beim On- und Offboarding

Effiziente Einarbeitungsprozesse & Schutz vor unkontrollierter Wissensabwanderung

Im Mitarbeiterlebenszyklus gibt es zwei besonders wichtige Stationen, an denen der Wissenstransfer nachhaltige Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg hat: die Einstellung eines neuen Mitarbeiters und das Ausscheiden einer (langjährigen) Fach- bzw. Führungskraft oder eines Experten. Während es bei Letzterem darum geht, das - insbesondere implizite - Wissen bestmöglich zu sichern, für die Kollegen und nachfolgenden Mitarbeiter zu bewahren und verständlich aufzubereiten, profitiert neues Personal von schnell verfügbarem und intuitiv erfasstem Know-how, das im Rahmen von Wissenssicherungsprozessen dokumentiert wird.

Onboarding: Mitarbeiter mit dem richtigen Wissen schnell integrieren

Laut der StepStone-Studie "Onboarding im Fokus" fehlt es neuen Mitarbeitern oftmals an Orientierung:

  • Nur ein Drittel bekam einen dezidierten Einarbeitungsplan oder durfte an einer Einführungsschulung teilnehmen.
  • Lediglich die Hälfte erhielt ausreichend Zeit, um der verantwortlichen Führungskraft Fragen zum Aufgabengebiet stellen zu können.
  • Vor allem bei Berufserfahrenen wird das erforderliche Wissen, um sofort wertschöpfend tätig sein zu können, oft als selbstverständlich vorausgesetzt. In Folge dessen bekommt nur jeder Zweite einen Mentor für die ersten Wochen im neuen Job an die Seite gestellt.

Zu wenig Zeit, mangelnde Ressourcen und hoher Umsetzungsdruck führen immer wieder dazu, dass sich neue Mitarbeiter im Stich gelassen fühlen. Sie wissen häufig nicht konkret, was man von ihnen erwartet und wo sie Antworten auf ihre Fragen finden können.

Dokumentiertes Erfahrungswissen, aufbereitet in Form von flexiblen Mindmaps, dient insbesondere während des wichtigen Onboarding-Prozesses als Wegweiser und Roadmap durch das neue Unternehmen, die etablierten Prozesse und die relevanten Ansprechpartner.

Offboarding: der Mitarbeiter geht, sein Wissen bleibt

Scheiden Mitarbeiter mit kritischem Unternehmenswissen aus – ohne dass dieses Know-how zugreifbar bleibt – kann das die Geschäftsprozesse maßgeblich behindern. Folglich müssen Unternehmen das Wissen des in Kürze ausscheidenden Personals sichern, BEVOR der Mitarbeiter die Organisation verlässt. Ziel ist es, das kritische Wissen zu bewahren und so aufzubereiten, dass es für künftige Mitarbeitergenerationen verständlich und anwendbar ist. Selbst dann, wenn sie den Kontext nicht kennen.

Unter dem Motto „Der Mitarbeiter geht – sein Wissen bleibt“ kann eine professionelle Wissenssicherung genau das leisten: Erfahrungswissen entkoppeln und losgelöst vom Wissensträger verfügbar machen. Mittels strukturierter Interviews machen wir das Wissen Ihrer Kompetenzträger innerhalb weniger Stunden verfügbar und bereiten es in Form von Mindmaps auf. So werden auch komplexe Zusammenhänge transparent und nachvollziehbar. Gleichzeitig befähigen wir Sie dazu, Wissenssicherungen künftig eigenständig durchzuführen – ohne auf externe Unterstützung angewiesen zu sein.


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