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Steinbeis-Beratungszentrum Wissensmanagement

Mit Office 365 & Microsoft SharePoint zum Modern Workplace

15.02.2019

Virtuellen Realitäten, intelligenten Assistenten und digitalen Zwillingen gehört die Zukunft. Schon bald werden sie ganz selbstverständlich zu unserem alltäglichen Arbeitsumfeld gehören. Automatisierung und smarte Vernetzung eliminieren ressourcenintensive Zeitfresser und schaffen dem Mitarbeiter 4.0 die erforderlichen Freiräume, um sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Damit Collaboration im Unternehmen gelingt, gilt es vor allem zwei Voraussetzungen zu schaffen: die richtige Software implementieren und die Mitarbeiter für Smart Working zu begeistern. Mit Office 365 und Microsoft SharePoint gelingt beides!

Softwareauswahl: Welches Tool eignet sich am besten? 

Vor der Einführung einer Softwarelösung steht stets die Frage, welches IT-Tool am besten zum Unternehmen und seinen Bedürfnissen passt. Soll es eine Eigenentwicklung sein? Oder ein Produkt „von der Stange“? Auch wenn die Antwort auf diese Fragen sehr individuell ist, spielen dabei in der Regel Zeit- und Kostenaspekte eine entscheidende Rolle. In der Praxis erweisen sich fertige Lösungen, die sich auf die spezifischen Bedürfnisse und Rahmenbedingungen des eigenen Unternehmens anpassen lassen, häufig wirtschaftlichste Variante.

Wichtige Kriterien, die bei der Softwareauswahl eine Rolle spielen sind unter anderem:

  • Welche Features brauche ich unbedingt, welche sind „nice-to-have“ und welche sind nicht erforderlich?
  • Wie viele Nutzer sollen eingebunden werden?
  • Wie ist das Rechtekonzept aufgebaut?
  • Welche IT-Sicherheitsstandards gelten?
  • Wie erfolgt der technische Support?
  • Welche komplex ist die Administration?
  • Welche Implementierungskosten entstehen?
  • Wie sieht die Kostenstruktur im laufenden Betrieb auf?
  • Ist die Anwendung flexibel skalierbar – sowohl hinsichtlich der Nutzer als auch der verwendeten Funktionen?

Office 365: Vernetztes Arbeiten in gewohnter Umgebung

Menschen sind Gewohnheitstiere – und lassen sich mitunter nur ungern auf Veränderungen ein. Das gilt insbesondere für neue IT-Lösungen. Abweichungen von der gewohnten Routine, unbekannte User Interfaces und die Angst, etwas falsch zu machen und sich dadurch womöglich vor den Kollegen oder gar Vorgesetzten zu blamieren, führt in der Unternehmenspraxis regelmäßig zu Abwehrhaltungen. Das Fatale daran: Collaboration funktioniert nur, wenn alle an einem Strang ziehen. Change-Verweigerer können daher ganze Digitalisierungsprojekte zu Fall bringen und den Weg zum Modern Workplace versperren.

Um Mitarbeiter bei der Einführung von Collaboration-Lösungen nicht mit zu viel Neuem zu konfrontieren, bietet sich Office 365 Business an. Der große Vorteil: Die Anwender haben alle Möglichkeiten zum vernetzten Arbeiten, können sich dabei aber in ihrer gewohnten Office-Umgebung bewegen. Word-Dokumente, Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen teilen sie auf Knopfdruck mit ihrem Projektteams. Auch gemeinsames Arbeiten an einem Dokument ist problemlos möglich. Alle Änderungen lassen sich dank des Versionsverlaufs jederzeit nachvollziehen und im Zweifelsfall rückgängig machen. Auf diese Weise beugen Sie auch redundanter Datenhaltung vor. Die Mitarbeiter legen ihre Daten zentral ab – und greifen stets auf die jeweils aktuellste Fassung zu. 

Mobile Devices: Orts- und zeitunabhängig interagieren

Zudem können sie sich – auch standortübergreifend in verteilten Teams – schnell und unkompliziert austauschen, zum Beispiel via Instant Messaging oder in einer Online-Videokonferenz. Auch dazu hat Office 365 Business alle Tools im Paket. Und selbst unterwegs sind die Beteiligten immer auf dem neuesten Stand. Ob auf Reisen oder im Home Office – die Anwendungen sind auch mobil verfügbar. So steht einem Teamchat am Bahnhof, einer Inhaltsfreigabe während einer Besprechungspause oder einer Terminabstimmung auf dem Rastplatz nichts mehr im Weg. 

SharePoint als unternehmensweites Intranet 

Microsoft SharePoint bietet mit seinen Teams-Websites eine ideale Plattform, auf der alle Fäden für vernetztes Arbeiten zusammenlaufen. Es vereint innovatives Contentmanagement mit dem Social-Media-Gedanken – bei gleichzeitig hohen Sicherheitsstandards. Ob Filesharing mit Geschäftspartnern oder Kommunikation mit Kollegen: Mit SharePoint werden alle Informationen stets zentral verwaltet und lassen sich auf Knopfdruck (ver-)teilen und gemeinsam organisieren. Dabei profitieren die Nutzer unter anderem von der integrierten Search-Funktion. Ob Daten oder Personen, Präsentationen oder Chatprotokolle, dank der Collaboration-Lösung geht kein Wissen mehr verloren. Damit sorgt SharePoint einerseits für vernetztes Arbeiten in einem geschützten Raum und trägt andererseits dazu bei, Doppelarbeiten zu vermeiden, Zeitfresser auszuschalten, Prozesse zu verschlanken und Abläufe zu automatisieren.

Changemanagement: Mitarbeiter für kollaboratives Arbeiten begeistern

Genau diese Mehrwerte sind es, die die Anwender erleben müssen, um kollaborativ arbeiten zu können. Office 365 und Microsoft SharePoint haben den großen Vorteil, dass sich die Mitarbeiter in ihrem gewohnten Umfeld bewegen können. Auch neue Funktionen erklären sich dank intuitiver Bedienbarkeit und hoher Usability quasi von selbst. Um aber auch die letzten Zweifel zu beseitigen und den Modern Workplace unternehmensweit zu etablieren, muss die Einführung von Anfang an transparent gestaltet und durch Changemanagement begleitet werden. Erst wenn alle Beteiligten sehen, dass das gemeinsame Arbeiten ihnen vor allem Vorteile beschert und Collaboration die Produktivität nachhaltig erhöht, steigt ihr Umsetzungswille und ihr Engagement, den Modern Workplace zu ihrem Workplace zu machen.


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Fachartikel

87 Prozent der europäischen Unternehmen sehen Customer Experience als zentralen Wettbewerbsfaktor

14.02.2019

Von loyaleren Kunden über mehr Umsatz bis hin zur Reduzierung von Kosten – eine gute Customer Experience bietet eine Vielzahl von positiven Effekten. Die Relevanz des Themas hat mittlerweile auch die Mehrheit der europäischen Unternehmen erkannt, wie der aktuelle „2019 Global Customer Experience Benchmarking Report“ von Dimension Data zeigt: Laut der Studie sehen 87 Prozent der Befragten die Customer Experience als zentralen Faktor, um sich vom Wettbewerb abzusetzen.

„Diese zentralen Erkenntnisse des diesjährigen Reports stehen im starken Gegensatz zum Handeln der Unternehmen“, sagt Christian Klein, Senior Manager Customer Experience bei Dimension Data. „Gerade mal ein Viertel der europäischen Unternehmen verfügt über eine klare Customer-Experience-Strategie und in rund zwei Drittel der Unternehmen wird dieses Thema nicht auf Vorstandsebene vorangetrieben. Hier besteht akuter Nachholbedarf, wenn Unternehmen auch in Zukunft den sich verändernden Ansprüchen von Kunden gerecht werden wollen.”

Die Studie hat die wichtigsten Trends im Bereich Customer Experience identifiziert. Demnach werden in den kommenden Jahren vor allem Themen wie die systematische Kundenanalyse (Customer Analytics), Künstliche Intelligenz (beispielsweise Machine Learning oder virtuelle Assistenten) die Branche prägen. So können beispielsweise zeitraubende Routineaufgaben zunehmend von künstlicher Intelligenz automatisiert erledigt werden, sodass sich Kundenbetreuer verstärkt der eigentlichen Beratung des Kunden widmen können – zum Wohle der Servicequalität und Kundenzufriedenheit.

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Nur 4 Prozent der Angestellten arbeiten in einem papierlosen Büro

07.02.2019

Nur 4 Prozent der Büroangestellten in Deutschland und Österreich arbeiten papierlos. Dies hat eine aktuelle Studie von Statista im Auftrag von KYOCERA Document Solutions ergeben. Demnach druckt die Mehrheit der Befragten (39 Prozent) noch zwischen 21 und 100 Seiten in der Woche.

Die Digitalisierung der Büro- und Geschäftsprozesse steht in den meisten Unternehmen zwar auf der Agenda, jedoch gibt es in diesem Bereich viel Luft nach oben. So verfolgt zwar die Hälfte der Unternehmen eine entsprechende Strategie, um papierloses Arbeiten zu forcieren – ganz ohne Ausdrucke geht es aber nur in einem Bruchteil der Unternehmen. Dies ist eine zentrale Erkenntnis der KYOCERA-Studie „Papierloses Büro in Deutschland und Österreich“. Dazu hat das Statistikportal Statista eine Umfrage unter insgesamt 1.650 Büroangestellten mit einem PC-Arbeitsplatz in beiden Ländern befragt. Das Ergebnis: Nur 4 Prozent der Befragten gaben an, vollkommen ohne Papier zu arbeiten.

Mehr als 100 Ausdrucke pro Woche

Ein Viertel der Umfrageteilnehmer (24 Prozent) gab sogar an, dass sie mehr als 100 Seiten in der Woche drucken. Vor allem textbasierte Dokumente (65 Prozent) sowie Tabellen (38 Prozent) und E-Mails
(37 Prozent) gehören zu den am häufigsten gedruckten Unterlagen. Der größte Vorteil, den die Angestellten bei Ausdrucken sehen, ist die Möglichkeit, sich Notizen machen zu können. 49 Prozent – und somit fast die Hälfte – nannten dies als Hauptgrund für das Ausdrucken von Dokumenten. Das einfache Mitführen von gedruckten Dokumenten sowie die bessere Lesbarkeit sind für je 42 Prozent der Befragten weitere Motive für das Ausdrucken von Unterlagen.

Obwohl also noch viel in den Unternehmen gedruckt wird, würde das Gros der Befragten papierarmes Arbeiten begrüßen: Fast drei Viertel aller Umfrageteilnehmer (73 Prozent) gehen davon aus, dass auf Dokumente in Papierform zukünftig zunehmend oder vollkommen verzichtet werden kann. Als wesentlichen Treiber für das papierlose Büro sehen 43 Prozent der Befragten hier Softwarelösungen, die das Zusammenarbeiten an Dokumenten bzw. deren Organisation vereinfachen.

Kleine und mittlere Unternehmen mit Nachholbedarf

Diese Einschätzung teilt auch Pascal Seifert, Senior-Abteilungsleiter Service Planning bei KYOCERA Document Solutions Deutschland: „Moderne Print- und Dokumentenmanagementlösungen können bereits heute dazu beitragen, die Papierberge in den Büros zu reduzieren. Während smarte Scan-Lösungen relevante Informationen automatisch aus einem Dokument auslesen lassen, erlauben Dokumentenmanagementsysteme (DMS) deren elektronische Bearbeitung. Dies reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Kosten und Durchlaufzeiten. Zugleich erhöht sich die Dokumentensicherheit und Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter.“

Trotz der Vorteile sind vor allem größere Unternehmen deutlich weiter, ihre Dokumentenprozesse zu digitalisieren. Während in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) nur 38 Prozent der Befragten angaben, entsprechende Softwarelösungen einzusetzen, war es in Unternehmen fast die Hälfte
(48 Prozent). Dies deckt sich mit den Ergebnissen der Studie „ECM im Mittelstand“ des Branchenverbands Bitkom aus dem Jahr 2018: Darin wurde ebenfalls deutlich, dass gerade kleine und mittlere Unternehmen häufig bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse im Vergleich zu Großunternehmen mit mehr als
500 Mitarbeitern zurückliegen. Der Grund ist, dass in KMU die Digitalisierung von Geschäftsprozessen oft neben dem Tagesgeschäft mit erledigt werden muss.

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