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Steinbeis-Beratungszentrum Wissensmanagement

Modernes Personalmanagement – einfach und neu

02.04.2020

Vieles, was uns bislang als selbstverständlich erscheint, wird es in dieser Form bald nicht mehr geben. Besonders jetzt im Jahr 2020, da uns das Covid-19 Virus zum Umdenken zwingt und feste Strukturen auflöst. Gesellschaft und Politik sehen sich angesichts der umgreifenden Pandemie neuen Herausforderungen gegenüber: Wie geht man mit Isolation und Hamsterkäufen um? Was tun, wenn die Geschäfte schließen müssen und die Grenzen dichtgemacht werden? Wie soll man es mit sich selbst aushalten, wenn es keine menschlichen Begegnungen oder Zerstreuungsmöglichkeiten mehr gibt? Fragen über Fragen und noch keine Antworten in Sicht. Dennoch scheint sich mal wieder das Sprichwort zu bewahrheiten "Wo Licht ist, ist auch Schatten". Covid-19 zwingt die Menschheit zum Umdenken: Beispielsweise geht der CO2-Ausstoß durch vermehrtes Homeoffice und Quarantänemaßnahmen nachweislich zurück, durch Schul- und Kitaausfälle sind die Menschen gezwungen, mehr zusammenzuhalten, sich gegenseitig zu helfen. Durch Langeweile und die Abstinenz der Zerstreuung muss der Mensch den Blick wieder auf das Wesentliche richten. Zurück ins Häusliche mit einer neuen Work-Life-Balance, so lautet die Devise. Doch was bedeutet das nun für Arbeitgeber?

Digitale Helfer: Nützliche Softwarelösungen für das Unternehmen

Wenn primär aus dem Homeoffice gearbeitet wird, sind andere Maßnahmen, Programme und Arbeitsbedingungen vonnöten. Statt des persönlichen Gesprächs fallen Skype-Konferenzen an, statt Formulare und Lohnabrechnungen in Papierform erwartet uns ein volles E-Mail-Postfach. Arbeitnehmer werden gehaltvollere Telefonate führen und lernen zuzuhören. Sie werden die Kunden beschwichtigen müssen, welche nun aus ihrer materiellen Sicherheit geworfen wurden. Viele Unternehmen lernen nun erst die Vorzüge des digitalen Wandels lieben: Analoge Arbeitsplätze und Bildungsstrukturen ohne Cloud-Anbindung werden in den nächsten Wochen nur noch denen vorbehalten sein, die unabkömmlich für unsere Grundversorgung sind: Banken, Ärzte, Apotheken, Supermärkte. Dank des digitalen Wandels erleichtern viele Programme den Arbeitsalltag: Angefangen bei elektronischer Lohnbuchhaltung, welche den Gang zum Steuerberater spart oder Rechenfehler bei der Bilanzierung vermeidet, bis hin zu Cloudservices oder Kommunikationsmöglichkeiten wie z. B. Google Hangout, GoTo-Meeting oder Teamspeak.

Modernes Personalmanagement - ein Umdenken ist gefragt!

Die festen Strukturen lösen sich allmählich auf. Nicht erst seit Beginn der Pandemie, aber diese hat den Prozess nur beschleunigt. Die Generation Y lebt und arbeitet in einem anderen Takt: Feste Orte zum Arbeiten gehören der Vergangenheit an, stattdessen sind mobile Arbeitsplätze bzw. Home-Office hoch im Kurs. Nur logisch, dass die Unternehmen mehr und mehr den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden müssen. Nicht jeder Arbeitnehmer passt zum Unternehmen oder der Unternehmensphilosophie. Als Arbeitgeber muss man daher sorgfältig bei der Mitarbeiterakquise vorgehen, Ein- sowie Austritte koordinieren und eine optimale Personaleinsatzplanung durchführen. Es kann vermehrt zu flexiblen Arbeitszeitmodellen kommen, wenn die Firma ihre Angestellten nur für aktuell anfallende Arbeiten bezahlt. Bei dieser Beschäftigungsvariante müsste der Konzern für seine Mitarbeiter monatlich neue Lohnabrechnungen erstellen, da diese ja je nach Arbeitspensum unterschiedlich ausfallen. Auch hierfür bietet sich die flexible, elektronische Buchhaltung vorteilhafter an. Kurzum: Das Personalwesen ist komplexer, als es auf den ersten Blick vermuten lässt, gerade weil neben den Herausforderungen des digitalen Wandels auch soziale Belange eine immer größere Rolle spielen. Anhänger der Generation Y wollen nicht mehr nur für ihren Broterwerb arbeiten, sondern sehen ihren Beruf zunehmend als Feld der Selbstverwirklichung. Eine flexible Arbeitszeitgestaltung ist nicht selten ein ausschlaggebendes Kriterium bei der Arbeitgebersuche.

Umgekehrt ist es für Arbeitgeber wichtig, die zur Verfügung stehende Arbeitskraft bestmöglich zu nutzen, um die Produktivität zu optimieren. Fragen, wie sich Personalkosten minimieren oder der Erfahrungsschatz erweitern lassen, gehören daher oft zu den Zielen des Personalmanagements. Ebenso die Sicherung humaner Arbeitsbedingungen oder eines gesunden wie fairen Betriebsklimas. Worauf Unternehmer beim Personalmanagement achten müssen, zeigen diese kostenlose E-Books.

Fazit

Gemeinhin hat sich in den vergangenen Jahren ein Wandel im Personalmanagement und in der Arbeit der Personalabteilung bemerkbar gemacht. Hinzu kommen die temporären Änderungen durch das Corona-Virus. Alles zusammen kann durchaus als Reaktion auf zunehmende Veränderungen im System und ein Umdenken in der Gesellschaft bewertet werden. Besonders die Generationen Y und Z messen einer ausgeglichenen Work-Life-Balance, flexiblen Arbeitszeitmodellen sowie regelmäßigen Feedbacks und ein Quäntchen an Selbstverwirklichung enorme Relevanz bei. Diese neuen Prioritäten beeinflussen die Praxis der Personalwirtschaft - insbesondere im zwischenmenschlichen Bereich.

Arbeiten in der Corona-Krise: Tipps fürs Home-Office

31.03.2020

Um in Zeiten der Coronavirus-Pandemie die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen, steigen derzeit viele Unternehmen auf Home-Office um. Sitzungen werden durch Telefon- oder Videokonferenzen ersetzt, Workshops in virtuelle Räume verlegt. Die Initiative Neue Qualität der Arbeit (INQA) gibt in einem aktuellen Dossier Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um das Thema Home-Office und lässt renommierte Expertinnen und Experten zu Wort kommen - von Fragen der Arbeitsorganisation über technische Sicherheit bis hin zu Kommunikation und Führung.

Die momentane Situation lässt vielen Unternehmen keine Wahl: Wo Home-Office noch vor kurzer Zeit nur von wenigen regelmäßig genutzt wurde, schickt man nun die Mitarbeitenden wo immer möglich nach Hause, um sie vor einer Ansteckung mit Covid-19 zu schützen. Doch häufig herrscht hier Unsicherheit bei Unternehmen und Beschäftigten.

Björn Böhning, Staatssekretär im Bundesministerium für Arbeit und Soziales: "Damit Teamstrukturen und Arbeitsabläufe auch in der Krise gut funktionieren kommt es nun darauf an, bei der Arbeitsorganisation in hohem Maße innovativ und pragmatisch zugleich zu sein. Die notwendigen technischen Voraussetzungen müssen vorhanden sein oder schnell geschaffen werden. Auch Beschäftigte, denen entsprechende technische Möglichkeiten im Moment nicht zur Verfügung stehen, sollte die digitale Infrastruktur bereitgestellt werden. Bei der Kommunikation innerhalb eines Unternehmens kommt den Führungskräften eine besondere Verantwortung zu. Sie müssen klar und umfassend informieren, kommunizieren und Regeln für die Arbeit im Home-Office festlegen. Dabei müssen sie die Beschäftigten im Blick behalten und auf Belastungen schnell reagieren."

Arne Schönbohm, Präsident des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), fordert daher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu auf, aktiv auf Vorgesetzte zuzugehen: "Nutzen Sie jetzt die Möglichkeit, Ihren Arbeitgeber auf Home-Office-Schulungen anzusprechen, die es aktuell vielfach online abrufbar gibt. Jetzt ist die richtige Zeit, um sich für heute und morgen auf ein sicheres Arbeiten im Home-Office vorzubereiten." Zudem betont Schönbohm die Wichtigkeit von Schutzmaßnahmen und Sicherheitsvorgaben im IT-Bereich: "Generell muss sichergestellt sein, dass gängige Schutzmaßnahmen wie Aktualisierung von Software und Betriebssystem, ein aktuelles Antiviren-Programm und eine Firewall auch am Telearbeitsrechner vorgenommen bzw. eingerichtet werden. Auch Netzwerk bzw. der Router im Home-Office sollten abgesichert werden."

Prof. Dr. Jutta Rump, INQA-Botschafterin und Expertin für Organisationsentwicklung an der Hochschule für Wirtschaft und Gesellschaft Ludwigshafen, unterstreicht die Wichtigkeit einer neuen Kultur des Vertrauens in Betrieben, damit Home-Office funktioniert: "Jetzt ist es an der Zeit, sich von der Präsenzkultur zu verabschieden." Unerlässlich dafür sei, wertschätzend mit den Beschäftigten zu kommunizieren und grundsätzliche Fragen der Zusammenarbeit so schnell wie möglich zu beantworten. "Sind solche Fragen nicht geklärt, nutzt die beste Technik nichts." Auch berge der Wegfall des persönlichen Austauschs Risiken für die Zusammenarbeit im Team. So falle bei Telefonkonferenzen und E-Mails Mimik und Gestik weg, es komme schneller zu Missverständnissen und Verstimmungen bei den Beschäftigten. "Führungskräfte sollten die Chance nutzen, an ihren emotionalen Kompetenzen zu arbeiten und verstärkt ein offenes Ohr für die Kolleginnen und Kollegen zu haben", erklärt Rump.

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Workshop-Gutschein: Sicher & kollaborativ im Home-Office

27.03.2020

Momentan ist das Wort Home-Office in aller Munde als Lösung, um die Covid-19-Ansteckung einzudämmen und den wirtschaftlichen Schaden für Ihr Unternehmen zu begrenzen. Doch wie kann die Arbeitsfähigkeit auch im Home-Office erhalten bleiben? Verfügen Sie bereits über die technischen Möglichkeiten oder besteht noch Handlungsbedarf?

In einem 3-stündigen Online-Workshop klären die Experten des Steinbeis-Beratungszentrums Wissensmanagement Ihre in­dividuellen Anforderungen und zeigen Ihnen Lösungsansätze auf. Im Fokus stehen die Fragen: Wie kann die Arbeitsfähigkeit auch im Home-Office und dezentralen Betriebsstätten erhalten bleiben? Welche Möglichkeiten bestehen für die Zusammenarbeit, Kommunikation und den Dokumentenaustausch?Welche Technologie passt zu uns und wie setze ich diese richtig ein?
Anschließend vermitteln sie Partner für die Einführung und begleiten die Implementierung. Hier für steht kleinen und mittleren Unternehmen aus Baden-Württemberg der kostenlose InnoBW-Gutschein zur Verfügung. Einfach einlösen und loslegen!

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